¿Qué es el Encargo Conferido y Cómo Tramitarlo Correctamente ante el SAT?

En el comercio exterior, cada detalle cuenta. Una autorización mal gestionada o un trámite incompleto puede detener toda una operación de importación o exportación. Por ello, comprender qué es el encargo conferido, su importancia legal y cómo gestionarlo paso a paso es fundamental para evitar errores y garantizar la correcta representación ante las autoridades aduaneras.

¿Qué es el Encargo Conferido?

El encargo conferido es un trámite electrónico mediante el cual una persona física o moral autoriza oficialmente a un agente aduanal para que realice operaciones de despacho aduanero en su nombre y representación ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT).

En otras palabras, es un mandato legal que permite a una empresa o individuo delegar sus gestiones de importación o exportación a un profesional certificado por la autoridad. Sin este encargo, ningún agente aduanal puede presentar pedimentos, tramitar documentación ni representar legalmente al importador o exportador ante la aduana.

La Importancia del Encargo Conferido en el Comercio Exterior

El encargo conferido no es solo un trámite administrativo: es la base que permite la trazabilidad, legalidad y seguridad jurídica en cada operación de comercio internacional.

Contar con encargos conferidos actualizados garantiza que las operaciones:

• Se realicen bajo el nombre y RFC correctos del importador o exportador.
• Sean válidas ante el SAT y los sistemas aduaneros electrónicos (SAAI).
• Eviten sanciones o cancelaciones por parte de la autoridad aduanera.
• Mantengan un control confiable sobre los agentes aduanales que representan a la empresa.

Cuando este trámite no se realiza o se encuentra desactualizado, el agente aduanal no puede legalmente presentar pedimentos y la empresa corre el riesgo de que sus mercancías queden detenidas en aduana.

Fundamento Legal del Encargo Conferido

El encargo conferido está regulado principalmente por la:

• Ley Aduanera, en su artículo 59, fracción III, que establece la obligación de los importadores y exportadores de otorgar la autorización correspondiente a su agente aduanal.
• Reglas Generales de Comercio Exterior (RCGMCE), particularmente la Regla 1.2.5 y 1.2.6, que detallan el procedimiento y los límites para personas físicas y morales.
• Artículo 165, fracción III, que prevé sanciones para agentes aduanales que realicen operaciones sin encargo conferido vigente.

Este marco legal garantiza la validez del trámite, protege la relación comercial entre el agente y su cliente, y otorga seguridad jurídica a las partes involucradas.

¿Quiénes Deben Presentarlo?

Deben tramitar el encargo conferido:

• Personas físicas o personas morales inscritas y activas en el Padrón de Importadores o Padrón de Importadores de Sectores Específicos.
• Empresas que realicen operaciones de comercio exterior y requieran la intervención de un agente aduanal para importar o exportar mercancías.

Importante:

• Las personas físicas pueden registrar un máximo de 10 encargos conferidos.
• Las personas morales pueden registrar hasta 30 encargos conferidos vigentes.

Requisitos para Tramitar el Encargo Conferido ante el SAT

Antes de iniciar el trámite, es fundamental verificar que la empresa o persona cumpla con los siguientes requisitos:

1. Estar activa en el Padrón de Importadores (para operaciones de importación).
2. Contar con e.firma vigente (anteriormente FIEL).
3. Tener RFC y contraseña activa.
4. Estar al corriente en el cumplimiento de obligaciones fiscales.
5. Domicilio fiscal localizado o en proceso de verificación.
6. Datos de la patente aduanal del agente que se autorizará.

Cumplir con estos puntos garantiza que el trámite pueda realizarse sin contratiempos dentro del portal del SAT.

Pasos para Obtener el Encargo Conferido

El trámite es completamente gratuito y se realiza en línea a través del portal del SAT.
A continuación, explicamos el proceso completo:

1. Ingresar al portal del SAT (https://www.sat.gob.mx).
2. Seleccionar la opción “Actualiza tus encargos conferidos” en la sección de Trámites del RFC.
3. Iniciar sesión con RFC y contraseña o e.firma.
4. Proporcionar los datos de la patente del agente aduanal que se desea autorizar.
5. Definir la vigencia del encargo (puede ser indefinida o anual).
6. Confirmar y firmar digitalmente la solicitud.
7. Descargar e imprimir el acuse de actualización del encargo conferido.

Una vez completado este proceso, el agente aduanal debe aceptar el encargo en su propio sistema para que el trámite quede oficialmente registrado.

Vigencia y Actualización

Aunque el encargo conferido puede emitirse con vigencia indefinida, se recomienda revisarlo al menos una vez al año.
Esto asegura que:

• Los datos del agente aduanal sigan siendo válidos.
• No haya vencido la patente o la e.firma.
• El RFC y domicilio fiscal del importador estén actualizados.

La actualización puede realizarse en cualquier momento mediante el mismo portal del SAT, ya sea para modificar agentes, revocar encargos o ampliar autorizaciones.

Diferencia entre Encargo Conferido y Carta Encomienda

Es común confundir ambos términos, pero su naturaleza y finalidad son distintas:

• El encargo conferido es un trámite electrónico obligatorio ante el SAT. Otorga legalmente la autorización al agente aduanal para actuar en nombre del importador o exportador.
• La carta encomienda es un documento físico elaborado entre el agente y su cliente, que detalla las condiciones específicas del despacho (mercancía, valores, instrucciones, etc.).

Ambos se complementan: el encargo otorga la autorización legal y la carta encomienda define las condiciones operativas de cada envío.

Errores Comunes al Tramitar o Actualizar Encargos Conferidos

En nuestra experiencia, muchos contribuyentes cometen errores que pueden tener consecuencias legales o retrasos operativos. Los más frecuentes son:

1. Registrar una patente incorrecta o vencida.
2. No descargar el acuse de actualización, lo que impide comprobar el trámite.
3. Olvidar la aceptación por parte del agente aduanal.
4. No revocar encargos anteriores, provocando duplicidades o confusiones.
5. Omitir la actualización del domicilio fiscal o RFC en el padrón.

Revisar cada dato antes de enviar la solicitud y conservar los documentos de respaldo evita problemas posteriores con la autoridad.

Consecuencias Legales de No Contar con Encargo Conferido Vigente

No tramitar o mantener actualizado el encargo conferido puede derivar en:

• Imposibilidad de realizar pedimentos a nombre del importador o exportador.
• Suspensión temporal en el Padrón de Importadores.
• Sanciones administrativas establecidas en el artículo 165, fracción III, de la Ley Aduanera.
• En casos graves, cancelación de la patente del agente aduanal si actúa sin autorización válida.

Además, puede generar pérdidas económicas significativas por la retención de mercancías en aduana o multas por operaciones inválidas.

Ejemplo Práctico: El Impacto de un Encargo No Actualizado

Una empresa del sector textil mantenía operaciones frecuentes con tres agentes aduanales. Sin embargo, al realizar una nueva importación, el sistema rechazó el pedimento por encargo conferido vencido.

El resultado:

• El embarque permaneció retenido durante 48 horas.
• Se generaron costos de almacenaje.
• El cliente final recibió su producto con retraso.

Este tipo de situaciones se evita verificando periódicamente la vigencia de los encargos conferidos y asegurando la aceptación oportuna del agente aduanal.

Buenas Prácticas para la Gestión de Encargos Conferidos

Desde nuestra experiencia en comercio exterior, recomendamos adoptar las siguientes buenas prácticas:

• Mantener un registro actualizado de todos los agentes autorizados y sus patentes.
• Revisar vigencias cada seis meses.
• Conservar en formato digital los acuse de alta o revocación.
• Establecer protocolos internos para designar y controlar los encargos conferidos.
• Verificar que los agentes estén certificados y activos ante el SAT.

Estas acciones refuerzan la seguridad jurídica y operativa de las empresas que realizan comercio internacional.

¿Es Posible Realizar Despachos Sin Agente Aduanal?

En México, la Ley Aduanera permite que una persona física o moral pueda despachar mercancías sin agente aduanal, pero el proceso es altamente técnico y regulado.

Para hacerlo, se requiere:

• Autorización expresa del SAT para transmitir pedimentos directamente.
• Equipo y sistemas electrónicos compatibles con el sistema aduanero.
• Firma electrónica avanzada para firmar pedimentos.
• Cumplir con la transmisión de información estadística y la colocación de candados oficiales.

En la práctica, pocas empresas cumplen con estas condiciones, por lo que trabajar con un agente aduanal autorizado sigue siendo la opción más segura y eficiente.

Preguntas Frecuentes sobre el Encargo Conferido

1. ¿Cuánto tiempo tarda el trámite?
   • El proceso en línea se completa en pocos minutos, siempre que se cuente con los archivos y datos correctos.
2. ¿Tiene costo?
   • No. El trámite es totalmente gratuito.
3. ¿Cuántos encargos puedo registrar?
   • Hasta 10 para personas físicas y 30 para personas morales.
4. ¿Puedo revocar un encargo?
   • Sí, en cualquier momento, ingresando nuevamente al portal del SAT.
5. ¿Qué pasa si cambio de agente aduanal?
   • Debe realizarse la revocación del encargo anterior y tramitar uno nuevo con la patente del nuevo agente.

Conclusión

El encargo conferido es mucho más que una formalidad: es un requisito esencial que da validez legal a las operaciones de comercio exterior.
Tramitarlo correctamente y mantenerlo actualizado permite evitar sanciones, retrasos y pérdidas económicas.

En un entorno donde las regulaciones cambian con frecuencia, mantener el cumplimiento aduanero no solo es una obligación, sino una ventaja competitiva.
Nosotros acompañamos a las empresas en este proceso, asegurando que cada trámite se realice con precisión, legalidad y eficiencia.